Het beheer van planningen in de thuiszorgdiensten is afhankelijk van talrijke variabelen: beschikbaarheid van de medewerkers, geografische beperkingen, onvoorziene afwezigheden, naleving van de conventionele uren. Het extranet A2micile centraliseert deze parameters in een unieke portal, maar de configuratie en recente functionaliteiten verdienen een nauwkeurige analyse om een echte tijdswinst te behalen.
Portal A2micile en portal Azaé: twee toegangspunten, verschillende rechten
Een punt dat de concurrenten niet behandelen: het plannings-extranet is geen monolithisch blok. De groep A2micile opereert via twee aparte portals, de historische portal (extranet.a2micile.com) en de specifieke portal Azaé (auth.azae.net). Afhankelijk van of het account is ingesteld als “medewerker” of “werknemer”, veranderen de zichtbare tabbladen radicaal.
Een verkeerd ingesteld profiel kan de toegang tot loonstroken of urenoverzichten verbergen. Het directe gevolg: de medewerker kan de consistentie tussen zijn weergegeven planning en zijn daadwerkelijk geregistreerde uren niet controleren. Voordat er enige poging tot optimalisatie van de planning wordt gedaan, moet ervoor worden gezorgd dat het type account overeenkomt met de werkelijke status van de werknemer.
| Criteria | Portal A2micile (historisch) | Portal Azaé (auth.azae.net) |
|---|---|---|
| Toegang tot planning | Ja | Ja |
| Loonstroken | Afhankelijk van instelling | Ja (werknemersprofiel) |
| Urenregistratie | Deeltijds als profiel medewerker | Volledig |
| Aanmelding van afwezigheid | Ja | Ja, met vervanger zoeken |
| Geografische groepering | Niet native | Geïntegreerd |
De mogelijkheid om uw planningen te beheren met het extranet A2micile hangt dus in de eerste plaats af van de juiste instelling van uw profiel. Een telefoontje naar de HR-dienst om de koppeling van het account te controleren, voorkomt weken van gebroken navigatie.
Automatische toewijzing en geografische groepering van interventies
Het extranet Azaé/A2micile is geëvolueerd voorbij de eenvoudige weergave van tijdslots. Twee functionaliteiten veranderen de manier waarop de planningen dagelijks worden opgebouwd.
De eerste is de automatische toewijzing van interventies. Het systeem stelt tijdslots voor op basis van de opgegeven vaardigheden, beschikbaarheid en geografische nabijheid. De coördinator behoudt de controle om te valideren of aan te passen, maar de tijd voor handmatige zoekopdrachten vermindert aanzienlijk.
De tweede is de geografische groepering van opdrachten. In plaats van een medewerker over verschillende verre gemeenten te verspreiden op dezelfde dag, groepeert het hulpmiddel de prestaties per sector. Voor de werknemers vermindert dit de reistijden tussen twee klanten, een post die vaak wordt onderschat bij de berekening van de effectieve arbeidstijd.
- De automatische toewijzing steunt op de vaardigheden die in het profiel zijn ingevuld: onderhoud, thuiszorg, kinderopvang. Een incompleet profiel genereert ongepaste voorstellen.
- De geografische groepering werkt beter wanneer de klantadressen correct zijn geolokaliseerd. Een fout in de postcode is voldoende om de logica van nabijheid te verstoren.
- De zoektocht naar vervangers in real-time wordt geactiveerd zodra een afwezigheid in het extranet wordt gemeld, door de beschikbare medewerkers te filteren op zone en kwalificatie.
Aanmelding van afwezigheid en real-time zoektocht naar vervangers
Het beheer van onvoorziene omstandigheden is het punt waarop de meeste handmatige planningen falen. Een zieke medewerker in de ochtend om 7 uur, en de hele ronde van een team raakt ontregeld.
Op het extranet A2micile activeert de aanmelding van afwezigheid automatisch een zoektocht naar een vervanger. Het systeem identificeert de beschikbare medewerkers voor het betreffende tijdslot, in dezelfde geografische sector, met de vereiste kwalificaties. De coördinator ontvangt een lijst met voorstellen die hij in enkele klikken kan valideren.
Deze automatisering heeft echter een concrete limiet: ze werkt alleen als de medewerkers hun beschikbaarheid regelmatig bijwerken. Een “bevroren” planning in het extranet gedurende drie weken levert verouderde suggesties op. De discipline van wekelijkse updates van de beschikbare tijdslots beïnvloedt direct de betrouwbaarheid van het vervangingssysteem.
Reistijd en collectieve arbeidsovereenkomst
De collectieve arbeidsovereenkomst voor de thuiszorg regelt de reistijd tussen twee interventies als effectieve arbeidstijd onder bepaalde voorwaarden. Het extranet toont de geplande verplaatsingen tussen opdrachten, waardoor de werknemer kan controleren of zijn reizen goed worden geteld in zijn urenomvang.
Deze transparantie vermindert geschillen over de gewerkte uren. Het veronderstelt echter dat de coördinator de adressen en de geschatte reistijden correct invoert in het systeem.
Extranet A2micile en aanvullende mobiele applicaties
Het extranet is een webtool, toegankelijk via een browser. Voor medewerkers die voortdurend onderweg zijn, roept de mobiele toegang een praktische vraag op. Sommige structuren binnen het A2micile-netwerk koppelen het extranet aan mobiele applicaties voor thuiszorgdiensten, zoals Domatel Mobile, waarmee de planning van de dag kan worden geraadpleegd, de aankomst- en vertrektijden bij elke klant kunnen worden geregistreerd, en een incident direct vanuit het veld kan worden gemeld.
Deze koppeling is niet systematisch. Het hangt af van het bureau en het niveau van digitale uitrusting. Voordat men rekent op een mobiele synchronisatie, is het beter om bij de verantwoordelijke te controleren of de applicatie is uitgerold in het betreffende bureau.
Controle van uren en loonstroken
Een van de meest concrete toepassingen van het extranet blijft de vergelijking tussen de geplande planning en het urenoverzicht op de loonstrook. Beide documenten zijn toegankelijk via dezelfde portal (onder voorbehoud van de juiste instelling zoals eerder genoemd). Het elke maand kruisen van planning en loonstrook kost enkele minuten en voorkomt ongedetecteerde afwijkingen over meerdere loonperiodes.
Het effectieve beheer van planningen via het extranet A2micile steunt niet op een enkele functionaliteit, maar op de combinatie van een correct ingesteld profiel, wekelijks bijgewerkte beschikbaarheden en een maandelijkse controle van de geregistreerde uren. De tijdswinst meet zich vooral aan de vermindering van telefoontjes tussen coördinatoren en medewerkers om problemen op te lossen die de portal zelfstandig kan behandelen.