Erster Tag der Vertretung an einer Schule in den Yvelines, und der Zugang zur akademischen Mail oder zum digitalen Klassenbuch erfolgt über ein Portal, für das man nie die Zugangsdaten erhalten hat. Die Situation ist für die Vertretungs- und Aushilfslehrer der Akademie Versailles alltäglich: Man wird einem Posten zugewiesen, manchmal am Vortag, aber niemand erklärt, wie man sein Arena-Konto aktivieren kann.
Aktivierung des Arena-Kontos Versailles für einen Vertretungslehrer
Das Arena-Portal ist keine isolierte Seite. Es funktioniert als ein transversales Authentifizierungsfundament, das Zugang zur akademischen Mail, zu I-Prof, zu Onde für die Grundschule und zu den Anwendungen zur Karriereverwaltung bietet. Wenn man Vertretungslehrer ist, besteht das Problem nicht darin, die Login-Seite zu finden, sondern gültige Zugangsdaten vor dem Dienstantritt zu erhalten.
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Die Akademie Versailles nutzt nun das Portal Colibris, das eine separate Login-Seite und eine Registrierungsseite anbietet. Für einen neu rekrutierten Vertretungslehrer erfolgt das Verfahren zunächst über die Registrierung auf Colibris, bevor man versucht, sich bei Arena anzumelden. Der Versuch, sich direkt einzuloggen, ohne das Konto aktiviert zu haben, führt systematisch zu einem Fehler.
Wenn man sich in der ersten Woche der Vertretung beim Arena-Portal Versailles anmelden möchte, ist es besser, diese Aktivierung im Voraus zu planen. Das Sekretariat der zugewiesenen Einrichtung kann die NUMEN (Identifikationsnummer des Bildungsministeriums) und die akademische ID übermitteln, aber die Rückmeldungen variieren diesbezüglich je nach Einrichtung und abgedeckten Departements (78, 91, 92, 95).
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ID und Passwort Arena: Wo man sie findet, wenn man anfängt
Die Arena-ID folgt einem standardisierten Format: der erste Buchstabe des Vornamens gefolgt vom Nachnamen, alles in Kleinbuchstaben. Bei zusammengesetzten Namen oder Homonymen fügt die Akademie eine Zahl hinzu. Das anfängliche Passwort entspricht der NUMEN, die man per Post oder per E-Mail an die bei der Rekrutierung angegebene persönliche Adresse erhält.
Hier sind die Elemente, die man vor der ersten Anmeldung sammeln sollte:
- Die NUMEN, übermittelt von der DPE (Division des Lehrpersonals) des Rektorats oder vom Sekretariat der aufnehmenden Einrichtung
- Die Adresse des akademischen Portals, die über die Colibris-Seite der Akademie Versailles und nicht über eine generische URL erfolgt
- Ein aktueller Browser, da einige ältere Versionen auf den Ministerialportalen Zertifikatfehler verursachen
Einmal eingeloggt mit der NUMEN als Passwort, fordert das Portal eine sofortige Passwortänderung. Man wählt dann ein persönliches Passwort, das für alle mit Arena verbundenen Anwendungen verwendet wird: I-Prof, Mail, Karrierebereich, Einsicht in die Verwaltungsakte.
Was tun, wenn die NUMEN nie angekommen ist
Dieser Fall tritt häufig bei spät rekrutierten Vertretungslehrern auf. Der Brief mit der NUMEN kann manchmal mehrere Wochen brauchen, um anzukommen, während die Vertretung in wenigen Tagen beginnt. Die direkteste Lösung: Die DSDEN des zugewiesenen Departements telefonisch kontaktieren und dabei Name, Geburtsdatum und Einrichtung angeben. Das Verwaltungssekretariat kann auch das Rektorat über die interne Mail befragen.
Eine alleinige Nachfrage per E-Mail reicht nicht immer aus. Ein Anruf bei der Personalabteilung des Rektorats von Versailles beschleunigt das Verfahren erheblich.
Anmeldung bei Arena und Zugang zu I-Prof-Ressourcen während einer Vertretung
Sobald das Konto aktiviert ist, bietet Arena Zugang zu einem persönlichen Bereich, der mehrere Dienste bündelt. Für einen Vertretungslehrer sind die nützlichsten Dienste im Alltag die akademische Mail (unverzichtbar, um Einladungen und Informationen vom Schulleiter zu erhalten) und I-Prof, um auf die Karriereakte zuzugreifen und Mobilitätswünsche zu äußern.
Der I-Prof-Bereich ermöglicht es, zu überprüfen, ob die laufende Vertretung korrekt in der Verwaltungsakte erfasst ist. Dort findet man die Ernennungsbeschlüsse, die Historie der besetzten Stellen und die Bewertungen. Für einen Vertragspartner, der mehrere Vertretungen hintereinander hat, vermeidet diese regelmäßige Überprüfung unangenehme Überraschungen bei der Vertragsverlängerung.
Wenn das Portal einen Anmeldefehler anzeigt
Die Akademie Versailles unterhält eine Seite zur Überwachung des Status der Dienste mit klaren Statusangaben: Dienst verfügbar, eingeschränkt oder unterbrochen. Bevor man die Anmeldeversuche häuft, spart man Zeit, indem man diese Statusseite überprüft.
Wenn der Dienst als verfügbar angezeigt wird, die Anmeldung jedoch fehlschlägt, sind einige Überprüfungen erforderlich:
- Alle aktiven VPNs deaktivieren, da die Ministerialportale häufig Verbindungen über VPN blockieren
- Den Cache des Browsers leeren und die Cookies, die mit den Domains ac-versailles.fr und education.gouv.fr verbunden sind, löschen
- Von einem anderen Browser oder Gerät testen, um das Problem einzugrenzen
- Bei anhaltenden Fehlern die auf dem Bildschirm angezeigte Störungsreferenz dem akademischen Support melden, anstatt das Problem allgemein zu beschreiben
Akademischer Supportprozess für blockierte Vertretungslehrer
Die Unterstützung der Akademie Versailles funktioniert nach einem System identifizierter Vorfälle. Jede Störung generiert eine technische Referenz. Wenn man den Support kontaktiert, ermöglicht die Erwähnung dieser Referenz eine viel schnellere Bearbeitung als eine freie Beschreibung wie “Ich kann mich nicht einloggen”.
Der effektivste Kanal bleibt das Telefon, indem man direkt die DSDEN seines Departements anruft. Die vier DSDEN der Akademie (Yvelines, Essonne, Hauts-de-Seine, Val-d’Oise) verfügen jeweils über einen Unterstützungsdienst für das Personal. Für einen Vertretungslehrer, der auf keine akademischen Anwendungen zugreifen kann, ist die DSDEN des zugewiesenen Departements zuständig, nicht das zentrale Rektorat.
Das Sekretariat der Einrichtung kann ebenfalls als Vermittler fungieren. In der Praxis kann ein Schulleiter, der weiß, dass ein Vertretungslehrer ohne Zugangsdaten ankommt, im Voraus eine Anfrage zur Zurücksetzung auslösen. Das Problem bereits beim Erhalt des Ernennungsbeschlusses zu melden, noch bevor man am ersten Tag vor Ort ist, bleibt der zuverlässigste Weg, mit einem funktionierenden Konto zu erscheinen.